Bạn đã rất cố gắng để tăng năng suất và thúc đẩy hiệu quả trong công việc kinh doanh của mình nhưng vẫn chưa tìm ra cách tốt nhất để thực hiện nó? Bài viết sau chia sẻ các phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp sẽ giúp bạn có thể cải thiện năng suất trong công việc và kinh doanh của mình.
Phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp
1. Giữ mọi thứ đơn giản
Mặc dù có một chiến lược năng suất là chìa khóa quan trọng, nhưng nó không cần phải quá phức tạp.
Tạo một kế hoạch đơn giản, tập trung với các bước và kết quả rõ ràng sẽ giúp mọi người hoàn thành nhiệm vụ và thiết lập chúng để thành công.
Vạch ra các mục tiêu THÔNG MINH với các nhiệm vụ cụ thể, có thể đạt được để mọi người biết chính xác mình phải làm gì.
2. Đặt lời nhắc
Lịch thông minh và các ứng dụng nhắc nhở như Todoist, Google Calendar để theo dõi những việc cần làm vào những ngày và giờ cụ thể, vì vậy não của bạn không cần phải làm vậy.
Quan trọng hơn, bạn có thể tích hợp chúng với các công cụ cộng tác như Slack cho phép bạn sắp xếp theo kênh, chủ đề và nhóm.
Bạn quan tâm đến kinh doanh và quản trị? Sở hữu ngay Bộ Cẩm Nang Quản Trị Doanh Nghiệp SMART CEO 4.0 giúp sự nghiệp kinh doanh của bạn lên tầm cao mới!
Đặt các cảnh báo và thông báo về sự kiện quan trọng ở cấp độ nhóm và yêu cầu các cá nhân đặt nhiệm vụ của riêng họ trong cùng một kênh để có các mục chi tiết hơn.
3. Xem xét các mục tiêu hàng ngày (hoặc ít nhất là thường xuyên)
Đặt mục tiêu là một trong những phần quan trọng nhất của bất kỳ chiến lược kinh doanh nào. Nhưng chúng không có ý nghĩa gì nếu chúng không được xem xét và sửa đổi một cách nhất quán.
Sau khi thiết lập mục tiêu rõ ràng, hãy đảm bảo rằng mọi người đều có cách kiểm tra tiến độ hàng ngày.
Nếu hàng ngày không có ý nghĩa trong một kịch bản nhất định, hãy đặt ra những kỳ vọng thực tế, chẳng hạn như gửi tóm tắt tiến độ hàng tuần hoặc trả lời trong vòng 48 giờ.
4. Giảm thiểu các hoạt động lãng phí thời gian
Cho dù ở nhà hay trong văn phòng, vô số thứ có thể đánh cắp sự chú ý của chúng ta khỏi công việc. Các nhà quản lý thành công biết điều này và đưa ra các cách để chống lại những điều tồi tệ nhất trong số đó.
Dưới đây là cách tránh một số tác nhân tiêu diệt năng suất phổ biến:
- Các cuộc họp: Giới hạn số lượng cuộc họp bạn có và những người tham dự chúng. Nếu cuộc họp thực sự cần thiết, cuộc họp phải có chương trình rõ ràng, tập trung, giới hạn thời gian theo chủ đề và kết thúc ngay khi có quyết định (vâng, chúng tôi muốn lùi lại 15 phút!).
- Email: Có nhiều cách nhanh hơn để nhận hoặc chia sẻ thông tin ngoài email. Gửi tin nhắn hoặc DM nhanh qua Slack, bắt đầu cuộc trò chuyện video ngẫu hứng hoặc (thở hổn hển) nhấc điện thoại. Kết nối trực tiếp thông qua các công cụ thời gian thực hầu như luôn hiệu quả hơn.
- Đồng nghiệp: Mặc dù bạn luôn muốn có mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, nhưng vẫn có thời gian và địa điểm cho các cuộc trò chuyện cá nhân. Tạo cơ hội cho mọi người ăn trưa cùng nhau, cung cấp các giờ vui vẻ qua video, tạo các kênh trò chuyện theo chủ đề và khuyến khích các hoạt động kết nối khác ngoài thời gian làm việc.
- Thiếu tổ chức: Sự vô tổ chức buộc mọi người phải lãng phí thời gian để tìm kiếm những gì họ cần (xem: Hộp thư đến 5.000 email). Ngoài bàn làm việc sạch sẽ và các thư mục được dán nhãn rõ ràng, việc tổ chức các quy trình làm việc kỹ thuật số có thể tăng năng suất một cách đáng kể. Ví dụ: quản lý nhóm thông qua Slack cho phép bạn tìm kiếm các cuộc trò chuyện theo kênh, chia sẻ tệp trong các dự án, ghim các tài liệu quan trọng để truy cập nhanh hơn và bắt đầu các cuộc họp tất cả ở một nơi.
- Truyền thông xã hội: Theo báo cáo “Xu hướng truyền thông xã hội năm 2021” của GlobalWebIndex, mọi người dành trung bình gần hai giờ rưỡi mỗi ngày trên các nền tảng truyền thông xã hội. Có chính sách quy định rõ ràng thời điểm được phép sử dụng mạng xã hội và thời điểm nên tập trung vào công việc.
- Sự chần chừ: Tất cả chúng ta đều làm được. Cách tốt nhất để ngăn chặn nó là thông qua thời hạn và trách nhiệm giải trình được nêu rõ ràng. Mỗi người có ngày đến hạn cho dự án của họ nên có người theo dõi họ để đảm bảo rằng mục tiêu được đáp ứng. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ theo dõi mục tiêu như Coach.me hoặc ATracker.
5. Sử dụng các ứng dụng năng suất
Công nghệ có thể là trợ giúp lớn nhất và là sự phân tâm lớn nhất của chúng ta.
Bạn quan tâm đến kinh doanh và quản trị? Sở hữu ngay Bộ Cẩm Nang Quản Trị Doanh Nghiệp SMART CEO 4.0 giúp sự nghiệp kinh doanh của bạn lên tầm cao mới!
Khi được sử dụng cho mục đích tốt, các ứng dụng có thể thúc đẩy đáng kể năng suất kinh doanh.
Một số ứng dụng năng suất phổ biến nhất bao gồm:
- Slack
- Todoist
- Dropbox
- Evernote
- Asana
6. Tạo động lực cho nhóm của bạn
Một trong những chiến lược tăng trưởng kinh doanh khó nhất (và quan trọng) là duy trì động lực cho các thành viên trong nhóm của bạn. “Cách thức” có thể khác đối với bất kỳ ai bạn hỏi.
Vì vậy, điều quan trọng là phải hiểu rõ điều gì là quan trọng nhất đối với mỗi người mà bạn làm việc cùng.
Tìm kiếm sự cân bằng giữa động lực bên trong và bên ngoài là chìa khóa để đạt được điểm ngọt ngào về năng suất. Động lực nội tại thúc đẩy những lợi ích tự phản ánh khiến một người muốn thành công không vì lý do gì khác ngoài sự thỏa mãn cá nhân của chính họ.
Mặt khác, động lực bên ngoài mang lại phần thưởng bên ngoài cho hành vi tốt và đạt được mục tiêu, chẳng hạn như những ngày nghỉ phép thêm hoặc một bữa tiệc của công ty.
7. Tránh đa nhiệm
Nhiều người tự nhận là người đa nhiệm tuyệt vời, nhưng trên thực tế, hầu như lúc nào cũng tốt hơn nếu làm từng việc một. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng đa nhiệm có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất cá nhân lên tới 40%.
Ở mức tối thiểu, hãy đảm bảo các thành viên trong nhóm có khối lượng công việc tương đối đồng đều. Giao nhiệm vụ cho người giỏi nhất hoặc sẵn sàng đảm nhận (thay vì luôn phân theo vai trò hoặc chức danh).
Đặt ra những kỳ vọng thực tế cũng giúp giảm thiểu nhu cầu phải sắp xếp quá nhiều thứ cùng một lúc hoặc nỗ lực tối thiểu.
8. Cung cấp một chương trình chăm sóc sức khỏe
Sức khỏe bao gồm sức khỏe thể chất và tinh thần, cả hai đều có thể cải thiện năng suất.
Theo Harvard Business Review, những người có sức khỏe tinh thần mạnh mẽ sẽ làm việc hiệu quả hơn 23% và những nhân viên khỏe mạnh về thể chất có năng suất cao hơn 17%.
Các lợi ích như kế hoạch giảm cân, kiểm tra sức khỏe hoặc thiết bị tập thể dục tại chỗ là những chiến lược tuyệt vời giúp các nhóm cải thiện năng suất tổng thể bằng cách tập trung vào toàn bộ con người.
9. Tập trung vào tiêu điểm
Tình trạng kiệt sức của nhân viên là một vấn đề thực sự trong mọi ngành. Nó dẫn đến sự trì hoãn, thiếu động lực và thậm chí là chấn thương và bệnh tật.
Một nghiên cứu năm 2019 của tạp chí Tâm lý học và Sức khỏe đã chỉ ra rằng các kỳ nghỉ có thể cải thiện sức khỏe thể chất, tinh thần, chức năng nhận thức và các mối quan hệ.
Khuyến khích nghỉ giải lao và nghỉ ngơi để giữ cho đầu óc sảng khoái. Đưa ra các tùy chọn làm việc từ xa để giảm bớt sự mệt mỏi trên đường đi làm. Có rất nhiều cách để duy trì giao tiếp mạnh mẽ với nhóm từ xa của bạn đồng thời cải thiện năng suất kinh doanh.
10. Tổ chức các cuộc họp trực tiếp
Một số người khó có thể cởi mở trao đổi và chia sẻ ý tưởng của họ ở nơi làm việc, dù là với sếp hay đồng nghiệp của họ. Để thúc đẩy sự hòa nhập, hãy thiết lập cộng tác với các thành viên trong nhóm của bạn.
Lên lịch các cuộc họp trực tiếp hoặc trò chuyện video trực tiếp thường xuyên để thảo luận về khối lượng công việc, mục tiêu và cuộc đấu tranh với sứ mệnh cải thiện hiệu suất và trải nghiệm tổng thể.
11. Đào tạo nhóm của bạn để giải quyết vấn đề
Một cách khác để tăng năng suất là đào tạo nhóm của bạn.
Mọi tổ chức đều muốn tin rằng họ có các chương trình đào tạo hiệu quả. Tuy nhiên, với tư cách là một nhà lãnh đạo có nhiều thứ khác phải thay đổi, việc đào tạo và phát triển nhóm của bạn thường có thể trượt khỏi danh sách các ưu tiên của bạn.
Sự thật là khi nhân viên thoát ra khỏi chu kỳ năng suất của họ, họ đã đụng phải một bức tường. Và điều này thường là do thiếu đào tạo, kiến thức hoặc thiếu hiểu biết về những gì cần làm tiếp theo.
Bạn bao gồm những gì trong chương trình đào tạo trong tổ chức của bạn?
Thay vì chỉ tập trung vào đào tạo kỹ năng ngành và quản lý, bạn có thể đào tạo nhiều môn học khác để tăng năng suất trong nhóm của mình, chẳng hạn như:
Đào tạo và phát triển chéo (trang bị cho nhân viên các kỹ năng ngoài công việc thông thường của họ)
- Kĩ năng giao tiếp
- Quản lý thời gian
- Làm việc theo nhóm
- Trí tuệ cảm xúc
Nghiên cứu được báo cáo trên Huffington Post từ Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Hoa Kỳ (ASTD) được thu thập từ hơn 2500 công ty. Họ phát hiện ra rằng những công ty cung cấp chương trình đào tạo toàn diện được hưởng lợi từ tỷ suất lợi
Bạn có thể thực hiện đào tạo tại nhà hoặc nhờ sự trợ giúp của chuyên gia bên ngoài. Các công ty đào tạo bên ngoài có thể hỗ trợ bạn về các chiến lược và phát triển cá nhân dựa trên một lăng kính rộng lớn hơn, trong khi đào tạo tại chỗ sẽ tốt hơn để xây dựng các kỹ năng và kiến thức cụ thể của công ty.
12. Đánh giá nhân sự thường xuyên
Thường xuyên xem lại kết quả đầu ra của nhóm và xem lại các mục tiêu cá nhân cho từng thành viên trong nhóm của bạn.
Các mục tiêu được xác định rõ ràng và lực lượng lao động tự tin và có năng lực là chìa khóa để đạt được hiệu quả. Đừng đợi một năm (hoặc lâu hơn) để có đánh giá với nhân viên của bạn – việc đăng ký thường xuyên không chỉ cảnh báo bạn về bất kỳ vấn đề nào mà các cá nhân có thể gặp phải mà còn duy trì sự tin tưởng và tôn trọng giữa bạn và nhóm của bạn.
13. Thường xuyên xem lại quy trình làm việc của bạn
Xem lại quy trình làm việc của bạn để xác định những gì đang hoạt động và những gì không. Làm như vậy sẽ giúp bạn phát hiện ra những điểm nghẽn trong hoạt động kinh doanh của mình và giải quyết chúng một cách dứt khoát.
Một trong những điều bạn có thể làm để loại bỏ tắc nghẽn khỏi quy trình làm việc của mình là giảm số lượng dự án đang tiến hành (WIP) trong quy trình làm việc của bạn.
Trên đây là nội dung chia sẻ về 13 phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thể cải thiện năng suất trong công việc và kinh doanh của mình.
